E-posthosting 2026: Google Workspace vs Microsoft 365 vs eget

Google Workspace (från 72 kr/användare/månad) ger dig Gmail med din domän, 30 GB lagring, Google Drive, Docs, Sheets och Meet. Det är starkt för samarbete i webbläsaren. Flera personer kan redigera samma dokument i Docs, Sheets och Slides samtidigt. Allt fungerar i webbläsaren, så det passar bra för team som använder olika operativsystem.

Microsoft 365 (från 60 kr/användare/månad) ger dig Outlook, 50 GB lagring för e-post och 1 TB i OneDrive. Du får också programmen Word, Excel och PowerPoint för datorn. Det passar bättre på vanliga kontor där de anställda är vana vid Microsofts program. Med Teams får du också chatt, videomöten och delning av filer i samma paket.

Priserna skiljer sig inte så mycket åt, så valet handlar oftare om vad ni gillar och är vana vid. Google Workspace passar företag som vill arbeta i webbläsaren och ha en enkel administration. Microsoft 365 passar företag som behöver program för datorn och redan har byggt sin IT kring Microsoft. Båda tjänsterna garanterar 99.9% drifttid och har professionell support.

I de flesta webbhotell ingår e-postkonton, ofta med stöd för IMAP/POP3 och webbmail. Kvaliteten varierar mycket. Vissa ger enkel e-post med lite lagring, andra hela lösningar med kalender och kontakter. Inleed har till exempel e-postkonton med stöd för IMAP i sina hostingpaket. Det räcker för många små företag.

Fördelar: Det kostar inget extra, är enkelt att ställa in och allt finns hos en leverantör. Du slipper en separat faktura och behöver inte ställa in DNS för en extern e-posttjänst. Det gör det tekniska mycket enklare.

Nackdelar: Mejlen hamnar oftare i skräpposten, lagringen är begränsad och avancerade funktioner saknas. Det gäller till exempel delad kalender, gemensamma kontakter och avancerad sökning i e-posten. Skickar du många mejl per dag kan det också finnas en gräns för hur många du får skicka.

För företag med fler än 5 anställda eller höga krav på e-posten rekommenderar vi Google Workspace eller Microsoft 365.

Oavsett vilken e-posttjänst du väljer behöver SPF, DKIM och DMARC vara rätt inställda för din domän. De tre standarderna låter mottagaren kontrollera att mejlen kommer från din domän. De skyddar mot förfalskade mejl (spoofing), där någon skickar mejl som ser ut att komma från dig. Utan inställningarna riskerar dina mejl att hamna i mottagarens skräppost.

SPF anger vilka servrar som får skicka e-post från din domän. DKIM sätter en digital signatur på varje mejl, som mottagarens server kan kontrollera. DMARC talar om för mottagaren vad som ska hända med mejl som inte klarar kontrollen av SPF och DKIM.

Alla tre läggs in i domänens DNS, inställningarna som styr vart trafiken och mejlen till domänen går. Fråga e-postleverantören eller webbhotellet vad som ska läggas in och om de kan göra det åt dig.

Google och Yahoo har sedan 2024 skärpt kraven på de här kontrollerna. Avsändare som inte har rätt SPF, DKIM och DMARC riskerar att få sina mejl avvisade helt. Det gäller särskilt om du skickar nyhetsbrev eller automatiska mejl som kvitton och bekräftelser. Se till att din e-postleverantör hjälper dig att ställa in det rätt.

Driver du enskild firma eller är frilansare kan det kännas överdrivet att betala för Google Workspace eller Microsoft 365. Då kan e-posten i webbhotellet vara en utmärkt lösning. Du får en professionell adress (du@dittforetag.se) utan extra kostnad. För en person som inte skickar så mycket mejl räcker funktionerna gott.

Hantera mejlen på datorn i ett e-postprogram som Thunderbird (gratis) eller Apple Mail. När du är på språng kan du använda webbhotellets webbmail. Välj IMAP i stället för POP3, så att mejlen synkas mellan alla dina enheter.

Växer företaget och behöver du verktyg för samarbete, delad kalender eller mer lagring? Då kan du alltid byta till Google Workspace eller Microsoft 365 senare. Flytten är ganska enkel. Du skapar kontona hos den nya tjänsten, och sedan ändras inställningen för domänens mejl så att mejlen går dit. Den nya tjänsten eller webbhotellet kan berätta vad som ska ändras. Gamla mejl kan flyttas över med verktyg som båda tjänsterna har.

E-post innehåller ofta känsliga affärsuppgifter och ska skyddas därefter. Använd alltid krypterade anslutningar (SSL/TLS) när du skickar och tar emot mejl, så att ingen kan läsa dem på vägen mellan dig och e-postservern. Moderna e-postprogram ställer ofta in det själva när du lägger till kontot, och annars kan du fråga e-postleverantören vad du ska välja.

Slå på tvåfaktorsautentisering (2FA) på alla e-postkonton. Då krävs en kod utöver lösenordet när någon loggar in. Både Google Workspace och Microsoft 365 stödjer 2FA och gör det enkelt att slå på för alla i företaget. Inget enskilt steg gör mer för att skydda din företagse-post mot intrång.

Backup av e-post glöms ofta bort. Google Workspace och Microsoft 365 sparar data på flera ställen, men raderar du ett mejl för gott är det borta. Fundera på en fristående tjänst för backup av e-post om verksamheten är beroende av mejlen.

Har du e-post via webbhotellet ansvarar du själv för backup. Se till att e-postkontona ingår i din vanliga säkerhetskopiering.

För egenföretagare och mycket små företag (1-3 anställda) med måttliga krav är e-post via webbhotellet billigast. Välj en leverantör som Inleed, med stabil e-post, stöd för IMAP och tillräcklig lagring.

För små och medelstora företag (3-50 anställda) är Google Workspace eller Microsoft 365 värt pengarna. Du får professionella verktyg för samarbete, större chans att mejlen når fram och mer lagring. Alla konton sköts från ett ställe. Välj Google om ni vill arbeta i webbläsaren och Microsoft om ni behöver program för datorn.

Oavsett vad du väljer ska du alltid ställa in SPF, DKIM och DMARC, slå på tvåfaktorsautentisering och ha en plan för backup av e-posten. Företagets e-post är en viktig tillgång och förtjänar samma omsorg som resten av er IT.